СОДЕРЖАНИЕ

НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ                                                                   6

ОПРЕДЕЛЕНИЯ                                                                                     7

ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЕ                                                   10

ВВЕДЕНИЯ                                                                                             11

1 ЛИТЕРАТУРНЫЙ ОБЗОР                                                                 13

2 МЕНЕДЖМЕНТ КАЧЕСТВА И ЕГО ПРЕИМУЩЕСТВА          16

2.1 Международные стандарты ИСО 9001 (ISO 9001)     16

2.2 Сертификация ИСО                                                                             21

2.3 Управление документами СМК                                                     24

3 РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА НОВОЙ РЕДАКЦИИ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ПРОЦЕДУРЫ «УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ» ПО ТРЕБОВАНИЯМ СТ РК ИСО 9001 - 2001

3.1 Характеристика ТОО «Национальный Цент Аккредитации» 28

3.2 Документы СМ в ТОО «НЦА»                                                       29

3.2.1 Основные цели и задачи документации СМК    в ТОО «НЦА» 29

3.2.2 Назначение систем управления документацией в ТОО «НЦА»    30

3.2.3 Требования к документации в ТОО «НЦА»                           32

3.2.4 Способы оформления документации СМК в ТОО «НЦА»   33

3.2.5 Формы документов в ТОО «НЦА»                                       34

3.2.6 Проверка документов в ТОО «НЦА»                                     36

3.2.8 Управление внутренними документами в ТОО «НЦА»    38

3.2.9 Управление внешними документами в ТОО «НЦА»    40

3.3 Документированные процедуры в ТОО «НЦА»   41

3.4 Процессы документации СМ в ТОО «НЦА»                               44

3.4.1 Основные характеристики процесса в ТОО «НЦА»      44

3.4.2 Деятельность по улучшению процесса в ТОО «НЦА»        45

3.5 Документы, необходимые организации для обеспечения эффективности планирования, работы и контроля ее процессов

Cjдержание документов в рабочем состоянии в ТОО «НЦА» 46

3.6.1 Требования к оформления документов в ТОО «НЦА»     46

3.6.2 Оформление входящей корреспонденции в ТОО «НЦА»  47

3.6.3 Оформление исходящей корреспонденции в ТОО «НЦА»   47

3.7   Записи о качестве в ТОО «НЦА»                                                 48

3.8 Управление документами СМ в электронном виде в ТОО «НЦА» 48

3.9 Экспертиза комплекта документов в ТОО «НЦА»             49

3.10 Управление документацией. Архив в ТОО «НЦА»         51

3.11 Требования к ресурсам в ТОО «НЦА»                                       52

3.12 Предлагаемый проект совершенствования документированной процедуры «Управление документацией» в ТОО «НЦА»      52

4 МЕТРОЛОГИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ                                     56

4.1 Измерение документооборота

4.2 Инструменты контроля документооборота                 59

4.3 Критерии оценки информационного содержания документов 60

 

 

5 ОХРАНА ТРУДА 62

6 ОХРАНА ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ 64

7 ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ 67

7.1 Оценка затрат, связанных с качеством по модели PAF               67

 

7.2Создание экономической модели для идентификации и мониторинга затрат на процесс управления документацией 69

7.3 Экономическая эффективность ТОО «НЦА»69

 

ВЫВОДЫ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ                                                           72

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ             73

ПРИЛОЖЕНИЯ                                                                                     74

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Современный этап развития Казахстана характеризуется трудным и противоречивым путем перехода страны к рыночной экономике. Вне всяких сомнений, успех этого перехода в значительной степени зависит от эффективности управленческих структур рыночной экономики, деятельность которых основывается на производстве и использовании информации, значительная часть которой в любой организации сконцентрирована в документах. Необходимо признать, что в "дореформенных" условиях документоведение адекватно обеспечивало управленческие структуры нормативными и методическими разработками и активно использовало достижения информационных систем того периода. Сжатая оценка применявшихся (и применяющихся иногда до сих пор) правил и методик состоит, на наш взгляд, в том, что они пассивно адаптировали документационное обеспечение управления и делопроизводство к обслуживанию административно-хозяйственных структур.

Документационное обеспечение управления в современных условиях характеризуется новыми тенденциями. Эти тенденции обозначают переход от анализа потребностей организаций в документированной информации к предоставлению свободного выбора необходимых данных из информационного массива и обеспечении доступа к ним.

Такую систему назовем управлением документацией. Оно заключается в формировании полноценного информационного ресурса организации, создании условий его хранения и использования в целях достижения релевантного документационного обеспечения процесса принятия управленческих решений и реализации информационных контактов. При этом резко возрастает актуальность интеграции новых информационных технологий, накопленного арсенала достижений документоведения с организационными структурами делопроизводственных служб.

Сегодня в управленческих структурах Республики Казахстан недостаточно развита нормативно-правовая база, определяющая порядок функционирования документа, остро стоит проблема статуса служб документационного обеспечения в организациях и контроля за их работой со стороны государства. Требуют регламентации вопросы, связанные с информатизацией управления, применением новых информационных технологий, компьютеризацией и использованием современных средств коммуникаций. Снизилось внимание к подготовке и повышению квалификации работников служб документационного обеспечения, недостает современной учебно-методической литературы по этим вопросам. Наблюдается определенный застой в научных исследованиях по вопросам документоведения, видна разобщенность в работе учебных заведений и научных организаций, обладающих квалифицированными специалистами.

Устарели ранее принятые организационно-методические документы:

Государственная система документационного обеспечения управления и другие нормативы, которые были разработаны учеными и специалистами в 70-80-е годы. В немалой степени на ситуацию повлияли обновление состава государственных служащих и отход от устоявшихся бюрократических традиций, утрата достигнутого уровня культуры работы с документами.

Вследствие проникновения новой техники и новых технологий в деятельность по управлению, происходит изменение структуры документооборота, а из-за смены экономических основ жизни общества наблюдается трансформация ценности отдельных видов документов и их роли в процессе управления. Однако эти перемены слабо учитываются при практической реализации систем документационного обеспечения управления в государственных организациях, где в большинстве случаев продолжают действовать устаревшие правила и стандарты. А ученые и специалисты-документоведы озабочены более прагматическими проблемами, связанными с кризисным состоянием науки.

Целью дипломного проекта (ДП) является изучение и совершенствование документированной процедуры (ДПр)  «Управление документацией» поддержания ее в рабочем состоянии в соответствии с ИСО 9001.

Задачами ДП являются:

- изучить процесс управления документацией в соответствии с документированной процедурой в ТОО «НЦА»;

- изучение входных и выходных данных процесса в ТОО «НЦА»;

- составить карты процесса управления документации в ТОО «НЦА»;

- совершенствование документированной процедуры в ТОО «НЦА».